Por qué las reuniones de registro semanales son improductivas y qué puede hacer al respecto

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Foto: LeoPatrizi (imágenes falsas)

La proliferación de “reuniones de control” remotas y bien intencionadas durante la pandemia solo ha dificultado el trabajo. Según las encuestas, la mayoría de los trabajadores dicen que quieren menos reuniones y que esas reuniones los hacen menos productivos, pero hay están formas de controlar todos los «puntos de contacto» que engullen su calendario. Así es como puede recuperar su horario sin alienar a sus compañeros de trabajo.

Una «reunión de registro» informal es en realidad solo otra reunión formal

La colaboración y la socialización son mucho más difíciles con el trabajo remoto en comparación con trabajar juntos en una oficina. Para compensar, muchos trabajadores han agregado más reuniones de «registro» a su agenda; resulta que demasiadas encuesta reciente de empleados remotos revela que el 70% de los encuestados esperan tener menos reuniones una vez que regresan a la oficina. Y dado que un empleado remoto es literalmente menos visible, es más probable que los supervisores lean en los «registros» para asegurarse de que el empleado esté bien.

El problema es que muchas de estas reuniones son simplemente menos efectivas que las reuniones espontáneas al otro lado del pasillo que alguna vez definieron el trabajo de oficina. Para todas las ventajas de trabajar de forma remota, incluso coordinar una «llamada rápida» requiere un chat de texto, que se envíen invitaciones y que se reclame una parte de su calendario. Antes, cuando un colega se inundaba en la oficina, era más probable que ver y retroceder más tarde, a menos que sea urgente.

Y estas reuniones virtuales adicionales tampoco siempre son efectivas, especialmente para las llamadas de equipo. No hay conversaciones secundarias, menos interjecciones aclaratorias, y con las reuniones de video, hay un efecto panóptico de estar siempre «activo», lo que lleva a Fatiga del zoom (Compare un virtual «hora feliz» con una fiesta de oficina real). Si bien un estudio encontró que la duración promedio de las reuniones cayó 20% durante la pandemia, es no es claro que son más efectivos.

Cómo evitar demasiadas reuniones de registro

  • Reserve tiempo en su horario para el trabajo real. Según The Muse, un gerente medio suele dedicar el 35% de su jornada laboral a reuniones. Si bien es posible que eso no se pueda evitar por completo, debe reservar grandes períodos de tiempo de dos a tres horas para el trabajo que requiere una concentración sostenida. Asimismo, debe reservar un tiempo en el que están también disponible para reuniones, ya que desea ser flexible para el equipo a medida que surgen las necesidades.
  • Insisten en una agenda. Si las reuniones se prolongan sin mucho propósito o debido a demasiadas conversaciones triviales, solicite una agenda, incluso si es algo informal, como un puñado de puntos con viñetas enviados a través de Slack. Es razonable pedir una agenda para que pueda estar preparado para la reunión. Además, las agendas tienen el beneficio adicional de darle estructura a la reunión, ya que siempre puede llevar una conversación divagante a los objetivos establecidos de la reunión.
  • Aprenda a rechazar las reuniones cortésmente. Siempre que pueda señalar una cuenta hora por hora de su trabajo y explicar sus prioridades, es posible rechazar una reunión porque está demasiado ocupado. Aquí es donde un calendario bloqueado puede resultar útil, ya que el problema se convierte en un problema. «conflicto de programación.»
  • Asegúrese de que su supervisor conozca su estilo de comunicación. Los supervisores no leen la mente, y algunos de sus subordinados directos requerirán más atención que otros, pero eso no significa que usted necesite una llamada de control individual cada semana solo porque alguien más lo haga. Por ejemplo, no hay nada de malo en sugerir gentilmente reuniones quincenales en lugar de semanales, o una llamada telefónica en lugar de un chat de video, por ejemplo.

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