Si está buscando formas de mejorar su productividad, lo más probable es que se haya encontrado con un concepto llamado timeboxing. Incluso si nunca antes has escuchado el término “timebox”, es posible que te hayas encontrado con otros aspectos que pertenecen al timeboxing, como el bloqueo de calendario y la Técnica Pomodoro.
En cualquier caso, el timeboxing es una de las estrategias de administración del tiempo más simples pero más efectivas. Y en este artículo, aprenderá exactamente cómo aplicar esta técnica en su vida diaria.
¿Qué es el Timeboxing?
Primero veamos qué es el timeboxing. El timeboxing es un concepto muy simple en el que te das una cierta cantidad de tiempo para una determinada tarea. Esto contrasta con la forma «normal» de trabajar, que consiste simplemente en trabajar en una tarea hasta que esté terminada. Puede usar su calendario y agregar bloques para ciertas tareas en su calendario, o simplemente puede usar un temporizador para fijarse una fecha límite para su horario.
La forma más eficaz de hacerlo es combinar ambos. Esto significa que agregará bloques para trabajar y romper bloques en su calendario. Luego, escriba sus tareas pendientes para los bloques en cada bloque.
A partir de aquí, escriba sus tareas pendientes para cada día. Mientras hace eso, asegúrese de no pasar de tres a cuatro horas de tareas de alto enfoque para una máxima eficiencia. Idealmente, el total no supera las seis horas porque no podrá concentrarse por más tiempo.
Ahora, veamos cómo el timeboxing puede aumentar su productividad con un poco más de detalle.
Cómo el timeboxing puede aumentar su productividad
Si bien el timeboxing es una técnica simple de administración del tiempo, tiene un enorme potencial para aumentar su productividad. El efecto será especialmente grande si no ha monitoreado previamente el tiempo que necesita para ciertas tareas.
1. Hacer uso de la ley de Parkinson
La ley de Parkinson dice que el tiempo se expande con una tarea entre manos. Esto significa que necesitará tanto tiempo para una tarea como cuánto dé.
¿Alguna vez tuviste una fecha límite súper ajustada y te preguntaste cómo lograste hacer esa tarea en tan poco tiempo? Por otro lado, ¿alguna vez tuviste un sábado completo sin planes aparte de aspirar tus horas por delante? Normalmente, eso puede llevarle una hora. Pero si tienes todo el día para hacer eso, es probable que necesites todo el día, ¿verdad?
Ahora, con el timeboxing, puedes aprovechar eso. Establezca una fecha límite para realizar una tarea. Incluso si no lo golpea al principio, pronto le dará un buen indicador de cuánto tiempo necesita de manera realista para hacerlo. Si ha configurado un temporizador y trabaja sin interrupciones durante ese tiempo, es probable que lo haga una vez que suene el temporizador.
2. Ayudar a mantener la concentración
Recomiendo encarecidamente configurar un temporizador para marcar el tiempo. Si bien ingresar bloques en su calendario es excelente para brindarle una buena descripción general, no necesariamente lo ayudará a hacer más en menos tiempo. Sin embargo, establecer un temporizador y darle a cada caja una fecha límite será de gran ayuda.
Otro gran beneficio del timeboxing con temporizador es que te ayuda a mantenerte concentrado. La forma más sencilla de empezar es utilizar intervalos cortos. Los 25 minutos de la Técnica Pomodoro (llegaremos a eso en un minuto) son un gran lugar para comenzar.
Elija un período de tiempo corto y luego trabaje sin interrupciones durante este período de tiempo. Veinticinco minutos no es nada, e incluso si siente una fuerte necesidad de hacer algo que lo distraiga, simplemente siga adelante en este corto período de tiempo. Incluso los fragmentos cortos te ayudarán a mantenerte concentrado. Y se sorprenderá de lo mucho que puede hacer en 25 minutos si no permite que ninguna distracción o interrupción le quite la atención.
3. Hacer visible la cantidad de tiempo que tiene
Otro gran beneficio del timeboxing es que hace visible la cantidad de tiempo que tiene cada día. Aquí es donde el bloqueo de calendario resulta útil. Si agrega bloques para sus descansos, tiempo libre y su trabajo, verá rápidamente que solo tiene una cierta cantidad de horas cada día para trabajar. Esto es especialmente útil si tiende a sobrecargar su lista de tareas porque realmente no sabe cuánto tiempo necesitará para una determinada tarea.
4. Tienes el control de tu tiempo
El último beneficio principal del timeboxing es que tienes el control de tu tiempo. En lugar de simplemente trabajar en una tarea determinada hasta que esté terminada, usted decide de manera proactiva cuánto tiempo le dedicará.
Usted toma el control total sobre la cantidad de tiempo que desea dedicar a una tarea determinada. Esto significa que estás a cargo de tu propio trabajo y tu vida, no al revés. En lugar de no saber qué esperar en un día determinado, lo elabora de la manera que necesita.
7 consejos para dominar el timeboxing y aumentar la productividad
Bien, ahora que ha entendido los beneficios del timeboxing, aquí hay siete consejos que lo ayudarán a dominar el time boxing para aumentar la productividad.
1. El bloqueo de calendario es esencial
Como se mencionó anteriormente, el bloqueo de calendario es esencial para el timeboxing. Esto es lo que le permite realmente «encajar» su tiempo. Además, hará que la cantidad de tiempo que tiene cada día sea más visible. He aquí como hacerlo
Use Google Calendar u otra aplicación de calendario a la que tenga acceso en diferentes dispositivos. Luego, agregue bloques de descanso y bloques para el tiempo libre. Esto le dará a su trabajo un límite predeterminado en el que debe ajustar sus tareas.
Una vez que lo tenga, agregue al menos un bloque para tareas de alto enfoque. Este bloque debería tomar al menos una hora, preferiblemente más, y su propósito es permitirle trabajar en tareas que requieren mucha concentración.
Una vez que lo tenga, agregue varios bloques para tareas de bajo enfoque. Estas son tareas que deben realizarse, pero no son las tareas más esenciales que realmente lo harán avanzar en su trabajo o negocio. Las tareas de bajo enfoque más comunes son revisar y responder correos electrónicos y tareas administrativas.
2. Agregue sus tareas pendientes a sus bloques de calendario
El siguiente paso es agregar tus tareas pendientes a tus bloques de calendario. Esto le brinda una excelente descripción general de lo que debe hacerse ese día. Además, es una excelente manera de almacenar esa información con anticipación. Entonces, si piensa en una tarea que debe realizarse en un día determinado, ya puede agregarla a este bloque en ese día respectivo.
Otro gran beneficio de los bloques de calendario es que puede hacerlos recurrentes. Por lo tanto, establezca los bloques generales como recurrentes y luego agregue las tareas pendientes individuales en cada bloque respectivo.
3. Determine cuánto tiempo necesita para una tarea
Ahora, este es un consejo muy importante: determine cuánto tiempo de manera realista necesita para una tarea.
Al principio, esto será solo una suposición. Simplemente determine algo y luego vea cuánto tiempo realmente le tomó. Después de algunas repeticiones, sabrá cuánto tiempo le llevará, de manera realista, hacer esa tarea.
Por ejemplo, escribir un artículo como este me lleva unos dos Pomodoros o 50 minutos. Prepararlo me lleva un Pomodoro o 25 minutos y editarlo me llevará entre uno y dos Pomodoros.
Una vez que sepa cuánto tiempo necesita para una tarea, trate de ir siempre un poco más bajo. Por ejemplo, digamos que un análisis de Excel le lleva 2,5 horas. Una vez que lo sepa, configure su temporizador en dos horas y 20 minutos la próxima vez. Disminuya siempre un poco hasta que termine en un lugar en el que sea prácticamente imposible trabajar incluso más rápido.
¡Con este complemento del timeboxing, aumentará mucho su productividad!
4. Configure siempre un temporizador
Para realizar un seguimiento del tiempo que realmente necesita para una tarea y tener una fecha límite, obviamente necesita un temporizador. Recomiendo encarecidamente configurar siempre un temporizador, sin importar en qué tarea esté trabajando. Lo más probable es que tarde más si no usa un temporizador, simplemente porque no se da cuenta de lo rápido que pasa el tiempo.
Además, distraerse es mucho más fácil si no tiene un reloj en marcha que indique cuánto tiempo le queda hasta que se agote su tiempo.
5. No permita interrupciones
Como se indicó anteriormente, no permita distracciones o interrupciones durante un período de tiempo.
Para aumentar su productividad, necesita bloques en los que pueda trabajar de manera concentrada, y eso solo funciona si se deshace de todas las distracciones. Por lo tanto, cierre la bandeja de entrada de su correo electrónico, elimine todas las notificaciones y ponga su teléfono en silencio y en una habitación diferente cuando esté trabajando. Créame, esto será un impulso increíble para su productividad.
6. Comience con la técnica Pomodoro
La mejor manera de comenzar con el timeboxing es utilizar la Técnica Pomodoro. Esta es una técnica muy simple en la que trabajas durante 25 minutos y luego tomas un descanso de 5 minutos. Puede que veinticinco minutos no parezcan mucho, pero si trabajas sin interrupciones, podrás hacer muchas cosas.
Además, esta cantidad es perfecta para impulsar incluso si prefiere ir a las redes sociales o navegar por la web. Es mucho más fácil pasar 25 minutos en lugar de una jornada laboral de 8 horas.
Por eso es mejor comenzar con esta técnica. Asegúrese de levantarse de su escritorio entre los Pomodoros y permítase un descanso más largo después de unos 4 Pomodoros. Una vez que no tenga problemas para trabajar durante 25 minutos seguidos, puede extender su temporizador si se ha dado más tiempo para una tarea.
7. Consiga un compañero de responsabilidad
El último consejo para aumentar la productividad con el timeboxing es conseguir un compañero responsable.
El timeboxing, el bloqueo de calendario y la Técnica Pomodoro son excelentes técnicas para aumentar su productividad. Pero un compañero de responsabilidad puede ayudarlo a asegurarse de que realmente ponga en práctica sus buenas intenciones y cumpla con lo que dijo.
Forma equipo con alguien que te pateará el trasero si no te ciñes a tu tiempo.
Pensamientos finales
Timeboxing es una técnica de gestión del tiempo súper simple que aumentará enormemente su productividad. La mejor manera de usarlo es agregar bloques a su calendario. Luego, agregue sus tareas pendientes a sus bloques de trabajo para obtener una buena descripción general de lo que debe hacerse en un día determinado.
Determina cuánto tiempo te darás para cada tarea. Una vez que esté listo para comenzar a trabajar en una tarea, configure un temporizador. Utilice la técnica Pomodoro y determine cuántos Pomodoros necesitará para esa tarea. O configure el temporizador para la duración exacta que se ha asignado con anticipación, por ejemplo, una hora.
No permita ninguna interrupción durante sus períodos de tiempo. Si se apega a eso, completará sus tareas tan rápido como nunca antes.
Más trucos para la gestión del tiempo
Crédito de la foto destacada: freestocks a través de unsplash.com