Ser capaz de administrar su tiempo de la manera más adecuada es algo que debe hacerse lo antes posible. Cuanto antes empieces en la vida, mejor se mantendrán esas habilidades contigo. Dominar estos trucos de gestión del tiempo en una etapa más temprana de la vida te prepara para el éxito por el resto de tu vida. Si aún no ha desarrollado estas habilidades, no se preocupe.
¡Puedes empezar hoy! Elija un truco al día y pasará por la lista en menos de un mes.
1. Use una aplicación de calendario o un cuaderno de calendario todos los días
Mantener todas sus citas en su cabeza es ineficaz. Es por eso que las personas exitosas usan herramientas de calendario.
Por ejemplo, sugiero usar Google Calendar. Es gratis y puede configurarlo para que le envíe recordatorios por correo electrónico de actividades importantes. Recibir un correo electrónico de recordatorio sobre un viaje con unos días de antelación es muy útil.
2. Usa una herramienta de gestión de tareas
Sí, mantener una lista de tareas pendientes es vital para administrar con éxito su tiempo. Al principio, puede usar solo trozos de papel (también lo hice una vez).
Sin embargo, es mucho más eficaz utilizar una herramienta de gestión de tareas dedicada. Podrías usar un cuaderno de papel bien hecho, como Moleskine, o incluso una herramienta digital (p. ej., Remember the Milk, Microsoft Outlook o Nozbe).
3. Respete su necesidad de dormir durmiendo de 7 a 9 horas cada día
Cortar el sueño para divertirse más o hacer más trabajo es una estrategia miope. Si bien puedes llevar a cabo esta estrategia a los 20 hasta cierto punto, es un hábito destructivo.
Estar cansado todo el día significa que podrá hacer un uso efectivo de su tiempo, sin importar cuán organizado sea. Así que acostúmbrese a obtener esas legítimas siete u ocho horas cada noche.
4. Haz una revisión semanal de los últimos 7 días
Aprender a hacer una revisión semanal es uno de los mejores hábitos de gestión del tiempo que puede desarrollar. The Weekly Review es un concepto creado por David Allen, autor del clásico libro de productividad Resolviendo las cosas.
Para comenzar con una revisión semanal, siga los siguientes pasos:
– Primero, revise su calendario de la semana pasada y la semana actual: busque cabos sueltos, reuniones y otros asuntos que necesiten más atención.
– En segundo lugar, revise su bandeja de entrada de correo electrónico (cuentas de correo electrónico personales y de la empresa) y logre la bandeja de entrada cero.
– Tercero, revise sus metas para el año y haga planes para trabajar en ellas la próxima semana.
Esta práctica te ayudará a planificar mejor tu horario y evitar sorpresas desagradables.
5. Plan para lograr cuatro horas de trabajo real por día
¿Sabía que los gerentes de proyecto a menudo asumen que las personas serán menos del 100 % productivas por día? ¡Es cierto! Es posible que tenga una jornada laboral estándar de ocho horas, pero la realidad es que es probable que solo la mitad de ese día sea altamente productivo.
El resto del día se dedicará a reuniones, responder correos electrónicos, navegar por Internet y actividades relacionadas.
Consejo: Programe sus tareas más importantes y de mayor valor por la mañana, antes de que se canse.
6. Concéntrese en una sola tarea a la vez (es decir, ¡sin multitareas!)
La multitarea es una forma derrochadora de trabajar. En cambio, logrará más si elige una actividad a la vez. Por ejemplo, asigna una hora por la mañana para trabajar en una propuesta para un cliente y luego tómate un breve descanso.
7. Separe las tareas estratégicas y las de “muerte cerebral”
Las tareas estratégicas de alto valor son lo que pagan las empresas y los clientes: generar nuevas ideas de productos, formas de reducir costos y otras mejoras. Sin embargo, es difícil ofrecer ideas creativas durante todo el día.
Cuando llegue la última hora del día y esté cansado, trabaje en tareas de «muerte cerebral», como instalar actualizaciones de seguridad o tirar papeles viejos.
8. Logre grandes proyectos dividiéndolos en tareas más pequeñas
La capacidad de realizar grandes proyectos es uno de los trucos de gestión del tiempo más importantes. Por ejemplo, si se le asigna la organización de una conferencia corporativa en seis meses, el esfuerzo puede parecer imposible.
Comience escribiendo un plan y pidiendo consejo a personas que hayan realizado proyectos similares.
9. Establece un máximo de tres tareas prioritarias por día
Al comienzo del día, es fácil crear una lista de tareas pendientes con docenas de elementos. Desafortunadamente, las llamadas telefónicas no planificadas, las solicitudes del jefe y otros anulan rápidamente los mejores planes.
En su lugar, simplemente elija tres tareas importantes por día.
Recurso: ¿Quiere convertir esta actividad en un hábito? Use el diario de cinco minutos para concentrarse en lo que importa en su vida.
10. Aprende a delegar tareas de manera efectiva en el trabajo
Los gerentes efectivos (y los profesionales exitosos) delegan tareas de manera rutinaria para que puedan concentrarse mejor en su trabajo. Los pasos básicos de una delegación eficaz: describir la tarea y el plazo, explicarlo a la persona que realizará la tarea y pedir que se le mantenga informado.
11. Delega las tareas del hogar en cuanto puedas permitírtelo
Durante tus 20, tendrás años difíciles al comenzar tu carrera. Una vez que tenga recursos adicionales, busque actividades domésticas que pueda delegar.
Por ejemplo, es posible que desee utilizar un servicio de tintorería para mantener su ropa profesional en buenas condiciones.
12. Revisar el pasado para mejorar, no echar culpas
Repetir los errores del pasado es una de las peores formas de malgastar tu tiempo limitado. Es por eso que tiene sentido revisar sus proyectos, entregas de trabajo y hábitos regularmente.
Por ejemplo, si su teléfono inteligente siempre se queda sin energía durante la jornada laboral, compre un cable de carga para la oficina. Poner esa mejora en acción le ahorrará tiempo y frustraciones en el futuro.
13. Establece plazos para cada tarea
Darte plazos a ti mismo es una de las mejores maneras de mantenerte organizado. Después de todo, es probable que una tarea sin una fecha límite lo frustre.
Si su jefe le da una fecha límite para el viernes, es posible que desee terminar el trabajo el jueves para tener tiempo de revisarlo.
14. Programe el tiempo de viaje en su calendario
El tiempo de viaje es una realidad que debemos aprender a gestionar. Por ejemplo, puede darse cuenta de que tarda 10 minutos en viajar desde el edificio de su oficina principal hasta el edificio de un cliente cercano.
Eso significa que no puede darse el lujo de programar reuniones consecutivas y aún llegar a tiempo.
Consejo: planifique el tiempo de viaje utilizando el peor de los casos (p. ej., mucho tráfico); de esa manera, es más probable que llegue temprano.
15. Ponga en acción un sistema de productividad probado como ‘Getting Things Done’
No tienes que idear todos los aspectos de la gestión del tiempo por tu cuenta. En su lugar, invierta el tiempo para leer un gran libro de gestión del tiempo como Resolviendo las cosas por David Allen y poner las ideas en acción.
Consejo: Dedique un tiempo todos los meses para adquirir nuevos conocimientos y ser más eficaz leyendo buenos libros: 11 libros que le ayudarán a llevar una vida mucho más productiva.
16. Pon en tu agenda el descanso y la relajación personal
Si está motivado para lograr resultados, es fácil descuidarse y trabajar todo el tiempo. Es por eso que siempre debe tener tiempo en su horario para actividades agradables.
Por ejemplo, puedes reservar los sábados por la tarde para leer un buen libro en casa o hacer deporte con amigos.
17. Toma descansos durante la jornada laboral
Sentarse en una silla en su escritorio todo el día es malo para su salud según Popular Science. Para mantener su salud y concentración, insumos clave para una buena gestión del tiempo, tome descansos de 5 a 10 minutos cada hora para caminar.
Simplemente beber un vaso de agua y estirar durante unos minutos hará maravillas para su cuerpo.
Recurso: 29 ejercicios que puede hacer en (o cerca) de su escritorio.
18. Aprende a decir no de manera efectiva
Decir sí a las nuevas responsabilidades es una excelente manera de hacer crecer su carrera cuando recién comienza. Sin embargo, este es un hábito que puede llevar demasiado lejos. Si le gusta complacer a la gente y le cuesta decir que no, entonces lea El poder del no: porque una pequeña palabra puede traer salud, abundancia y felicidad por James Altucher y Claudia Azula Altucher.
19. Usa tus valores para tomar decisiones sobre tu tiempo
Comprenderte a ti mismo es esencial para administrar tu tiempo. Por ejemplo, si su valor principal es la familia, tendrá que administrar sus requisitos de trabajo de acuerdo con ese valor.
Descubrir tus valores es un desafío si nunca antes has pensado en esta área.
20. Admite errores rápidamente y sigue adelante
Encubrir los errores desperdicia el tiempo de todos, incluido el tuyo. Puedes lograr mucho más en la vida si admites tus errores, resuelves el problema y sigues adelante.
La mayoría de los gerentes están dispuestos a perdonar los errores, especialmente si es honesto y se esfuerza por evitar que el error vuelva a ocurrir.
Crédito de la foto destacada: Luke Chesser a través de unsplash.com